Projet de transformation numérique : les ressources humaines au coeur de la réussite… ou de l’échec !

Le saviez-vous ? Dans 5% des cas, les projets de transformation numérique des entreprises échouent. L’une des premières causes d’échec est liée aux ressources humaines.

Céric Enard, expert en ERP et transformation digitale, nous donne les cas les plus répandus :

1. Un chef de projet indisponible : la personne chargée du projet n’a tout simplement pas assez de temps pour travailler sur le projet en plus de ses missions habituelles. Il lui est impossible d’assumer sa nouvelle tâche en plus de son quotidien
2. L’absence de décision : la direction ne prend pas de décision, ce qui ralentit considérablement les plannings du projet
3. Un chef de projet seul: il est le seul à porter le projet, sans équipe projet pour le soutenir et l’accompagner
4. La résistance au changement: de la part des utilisateurs mais aussi de la direction qui freine chaque étape du projet
5. Des processus mal définis: dans la phase préimplantatoire, définir ses processus de manière efficiente est une étape obligatoire pour réussir un projet de transformation numérique

Vous l’aurez compris, les ressources humaines jouent un rôle prépondérant dans la réussite, ou l’échec, d’un projet. Peu importe qu’il soit numérique ou non, vous devrez pouvoir compter sur l’ensemble de vos collaborateurs pour qu’il soit un succès !

Vous avez initié un projet de transformation numérique au sein de votre organisation. Pour qu’il se réalise, vous aurez besoin d’une équipe dédiée à ce projet !

Pour cela, il est impératif de concevoir votre équipe en phase préimplantatoire. Nul besoin d’attendre d’avoir choisi l’outil ou d’avoir commencé à le déployer pour attribuer les rôles de chacun. C’est en amont que tout cela doit être réalisé !

Car même la plus belle Rolce Royce a besoin d’un pilote, d’un co-pilote, de mécaniciens et de spécialistes pour la faire rouler correctement.

Voici les différents rôles attendus dans une équipe projet de transformation numérique :

Ce n’est pas forcément un expert de la transformation numérique ou, pour cet exemple, d’ERP. Le chef de projet doit avant tout être un communicant. C’est un collaborateur avec une vision transversale de tous les processus de l’entreprise. Il a une expérience réussie dans la gestion des projets mais a surtout un minimum d’ancienneté dans l’entreprise.

Le chef de projet ne peut pas arriver sur le tard, sans connaissances préalables de l’entreprise, de ses processus et de son métier !

Aussi, il doit obtenir de la direction une forme d’autorité ! C’est-à-dire la possibilité de prendre et d’acter des décisions sans l’aval systématique de la direction.

Cédric nous souligne qu’il a observé de nombreux projets se bloquer car le chef de projet avait des bonnes idées mais il n’avait pas autorité pour les faire appliquer.

Les profils retrouvés habituellement au poste de chef de projet, liés à la transformation numérique, sont : les responsables qualité, les responsables informatique ou bien les responsables administratif et financier.

À RETENIR : la gestion d’un transformation numérique ou d’ERP doit être prévu dans la charge de travail du chef de projet !

Ce n’est pas une mission à réaliser en plus de ses missions quotidiennes. Cette charge doit être anticipée et il doit être possible de décharger le chef de projet. Dans les gros projets, le chef de projet dispose d’un « backup », c’est-à-dire une deuxième personne qui possède les mêmes connaissances pour pouvoir le remplacer et notamment lors des congés.

Le directeur de projet est très souvent représenté par le chef d’entreprise. Il définit les grandes lignes de la direction. Comme un co-pilote, il définit les grandes directions à prendre.

Tout au long du projet, il va trancher sur deux niveaux de questions :

1. organisationnelles : par exemple, la concurrence entre les services sur les choix d’implémentation à effectuer
2. techniques : par exemple, doit-on héberger les données dans le cloud ou en local ?

Le directeur de projet doit être porteur d’optimisme ! Si lui n’est même n’est pas convaincu par le projet, il y a très peu de chance que le projet avance correctement. Il est là pour guider le chef de projet sur la stratégie et sa vision d’entreprise.

À RETENIR : le directeur de projet a pour mission de libérer du temps au chef de projet et à l’équipe projet. Il ne doit pas hésiter à faire bouger les lignes !

Est-ce que l’entreprise change pour coller aux outils qui vont être mis en place ? Est-ce que ce sont les outils qui doivent s’adapter à l’organisation de mon entreprise ?

Lorsque l’on est une PME, il faudra dans la majorité des cas s’adapter à des standards industriels en faisant évoluer ses processus.

Les ETI et grands groupes ont davantage la possibilité de faire bouger les lignes côté éditeur, dans le cadre d’un projet ERP.

Le référent technique peut être représenté par plusieurs profils au sein d’une entreprise. Très souvent il est représenté par l’informaticien, le responsable informatique.

Cependant, dans beaucoup de structures, ces profils ne sont pas présents en interne. Dans ce cas, il faudra tout de même définir un référent informatique au sein de l’organisation qui sera en lien avec votre/vos prestataire(s) informatique.

Ce référent technique, accompagné ou non du prestataire, aura des choix d’infrastructures importants à faire : faut-il faire évoluer les serveurs interne ? Vont-ils supporter les nouveaux logiciels ? Le contrat d’hébergement ? les différents prestataires ? Etc.

Il sera donc responsable des investissements matériels à réaliser mais aussi responsable des niveaux de services attendus dans le cadre du projet. Lorsque l’on parle « services » dans le cadre d’un projet de transformation numérique, on pense sécurité, continuité, gestion de la capacité, processus de sauvegarde, processus d’évolution du parc…

Les Key User sont des responsables de services ou des personnes choisies pour représenter un service. Il sont sous la responsabilité du chef de projet mais sont une interface avec les collaborateurs qu’ils représentent. Ils sont responsables d’un domaine fonctionnel de l’entreprise.

Comme l’ensemble de l’équipe projet, ils se doivent d’être convaincus par le projet ! Ils font partie des « évangélistes » qui vont apporter la bonne parole au sein de leur équipe. Ils doivent avoir le pouvoir d’engager et de décider pour leurs services respectifs.

À RETENIR : Les Key User doivent également être détachés de leur quotidien. Un responsable commercial, ne pourra donc pas continuer à faire à 100% son métier et être le référent commerce du projet.

Comme dis ci-dessus, il est important de réserver du temps à chacun des acteurs du projet pour que celui-ci soit un succès.

Il n’y a pas de chiffre qui soit applicable à chaque entreprise, pour tous les projets de transformation numérique.

Pour le chef de projet, la charge de travail sera de 50% à 100% de son temps. Ce qui veut dire que la moitié ou la totalité de son temps sera réservé à ce projet. Il faudra donc le décharger de ses 50% sur un ou des personnes tierces de l’entreprise.

Ce qui rend l’ensemble plus complexe, c’est la charge qui n’est pas lissée dans le temps. Si votre projet dure 9 mois ou 1 an, cela ne correspondra pas à 2.5 jour par semaine ! Il y aura des pics à 100% puis des moments plus calmes. Ce que notre expert Cédric conseille dès lors qu’une PME dépasse les 100/150  salariés, c’est de prévoir 2 chefs de projet. L’un en backup de l’autre. Ce qui leur permettra de se relayer et que chacun puisse avancer sur des sujets en parallèle.

Concernant les key users, l’équipe projet, ils sont un peu moins phagocytés par le projet. Ce projet représentera entre 20% et 60% de leur charge de travail globale sur la durée du projet.

Mais comment prédire cet effort global ? Servez-vous du nombre de jour que les prestataires vous ont vendu ! Pour chaque venue de votre prestataire au sein de votre organisation, il faudra préparer sa venue, le recevoir, et réaliser les recommandations du prestataire suite à sa venue.

On propose souvent qu’une journée prestataire = 3 jours en interne répartis sur l’ensemble de l’équipe projet.

Plusieurs possibilités s’offrent à votre entreprise pour décharger du quotidien votre équipe projet :

Recruter un chef de projet externe : il sera présent uniquement le temps du projet mais n’aura pas la connaissance métier et processus interne de l’entreprise.

Vous pouvez également recruter un nouveau collaborateur. Mais il faudra le recruter bien avant le projet ERP ! Au minimum 6 mois avant pour qu’il se familiarise avec l’entreprise, son métier et ses processus…

Le recrutement d’un étudiant en alternance : une nouvelle possibilité apprécié des entreprises. L’alternant sera présent façon partielle mais peut rester au sein de votre structure de 1 an à 3 ans en général. S’ils en ont la formation, ils peuvent devenir assistant du chef de projet pour le décharger de ses missions quotidiennes / son métier habituel.

Faire appel à de l’AMOA (Assistance à Maîtrise d’OuvrAge) externe. Très compétent, l’AMOA vous permettra de cadrer le projet et d’éviter les dérives budgétaires et de planning. Cependant, il ne remplacera jamais les personnes qui sont dans l’entreprise tous les jours et qui gèrent le projet au quotidien.

À RETENIR : Mener de front son quotidien et un projet ERP est une grande utopie ! Vous devrez y consacrer du temps et de l’investissement.

Un mot d’ordre : l’implication ! Toute l’entreprise devra être impliquée dans ce nouveau projet pour qu’il soit réussi.

Votre équipe projet devra se retrouver au complet lors de 5 grandes étapes :

1. La phase préimplantatoire : avec le choix de l’ERP et du prestataire
2. En formation : où les key users auront un rôle très important puisqu’ils seront les référents au niveau de leurs services. Ils devront donc avoir complètement assimilés les notions apprises pour les transmettre
3. La récupération des données : c’est le plus gros processus du projet : 50% de la charge de travail.
4. Le démarrage : le kick-off. Tout le monde est présent pour réagir très rapidement et effectuer des modifications de processus en direct
5. Le processus support et escalade : si un utilisateur a un problème, il connaît le processus d’escalade pour remonter la moindre problématique rencontrée

Vous avez défini les membres de l’équipe projet et les rôles attribués à chacun. Ils sont tous impliqués et ont un temps de travail projet défini, leurs missions quotidiennes sont déchargées pour qu’ils puissent se consacrer au projet. Vos ressources humaines pour le projet sont à bloc !