La crise, contexte idéal pour accélérer votre démarche Lean ?

Lorsque le gouvernement a annoncé le début du confinement pour les français, certaines structures ont pu opter pour le télétravail, d’autres pour le chômage partiel. Mais les industries ont, pour beaucoup, dû continuer le présentiel avec des modifications certaines de leur quotidien !

Ce qui est sûr, c’est que bon nombre d’entre elles ont dû revoir l’ensemble de leur organisation et processus pour s’adapter à la situation. Un des problèmes les plus prégnants étant les nouvelles règles de présence et de circulation des collaborateurs.

Comment s’effectuent les déplacements entre les bureaux ? Entre les différents ateliers ? Quand le déplacement est-il nécessaire ? Dans quels cas remplacer par de la visioconférence ? Comment accélérer la prise d’information, même à distance ?

Beaucoup d’entreprise, happées par le manque de temps au quotidien, n’ont pas pris le temps de répondre à ces questions avant l’arrivée du COVID19.

Et tous ces déplacements sont l’un des premiers gaspillages du Lean. Même avant la crise, la plupart des collaborateurs ne devraient se déplacer qu’au minimum !

Si la crise a permis aux industries de travailler en profondeur sur leur processus afin de garantir la sécurité de leur personnel alors elle aura au moins eu le bénéfice de les faire avancer dans la bonne direction !

Petit rappel historique…

Le lean manufacturing (ou Lean production) est la version occidentale du système de production de Toyota mis en place dans les usines du constructeur automobile japonais dans les années 1950. Cette nouvelle forme d’organisation s’est peu à peu imposée face aux modèles de production tayloriste et fordiens.

L’un de ses principes fondateurs est la rationalisation de toutes les actions pour se concentrer sur celles répondant aux besoins des clients de l’entreprise. Et donc, les actions produisant de la valeur aux yeux du client !

Pour cela, le Lean Manufacturing a pour objectif de chasser tous les excès, toutes les irrégularités et tous les « gaspillages » que l’on peut retrouver dans un atelier. Ainsi pour rappel, les gaspillages sont ciblés autour de :

1. La surproduction
2. Le surstockage
3. Les défauts
4. Les étapes sans valeur ajoutée
5. Le temps d’attente
6. Les déplacements inutiles
7. Les transports inutiles
8. La sous-utilisation des compétences

Mais le Lean Manufacturing est avant tout une boîte à outils dans laquelle les organisations peuvent trouver des outils génériques à adapter pour qu’ils correspondent à leurs besoins spécifiques.

Parmi les outils de cette boîte, vous pouvez retrouver les très connus : 5S, Kanban, MRPG ou VSM…

Mais aussi les moins répandus : Heijunka, Jidoka ou Andon…

Ce qu’il faut retenir, c’est que le Lean est avant tout une démarche de résolution de problèmes et d’amélioration par petit pas. Un véritable « état d’esprit » qui permet aux clients internes et externes de se préparer aux changements avec sérénité, ingéniosité et qualité qui n’est pas la moindre : sobriété.

Car il s’agit d’une démarche « Bottom Up » : une démarche qui part des opérateurs et remontent vers les bureaux. Et non l’inverse. C’est aux opérateurs de rechercher et de proposer des pistes d’amélioration auprès d’un référent Lean de l’entreprise, animateur de la démarche, sans avoir à mobiliser toute une chaîne verticale de décision.

Dans ce contexte spécial, les priorités ont évolué :

1. Vos collaborateurs doivent pouvoir travailler en sécurité
2. Vos clients doivent pouvoir compter sur vous
3. Vous devez sécuriser votre organisation et vos processus

Comme c’est un sujet qui nous tient (aussi) à cœur chez We Network pour aider les entreprises à accélérer leur transformation digitale, notre expert Nicolas Pétrau en optimisation industrielle propose ainsi quelques pistes à explorer pour vous permettre de répondre à ces différentes priorités :

Attribuez des postes de logisticiens internes dans votre atelier. Etant les seuls à se déplacer, cela limite et maîtrise le risque de propagation !

Vous pouvez également prévoir des zones de dépose en bord de poste. Ainsi, la logistique pourra amener et évacuer la matière, produits et sous-produits sans avoir besoin de pénétrer dans l’environnement de travail de l’opérateur, leur garantissant ainsi la distanciation d’un mètre recommandée.

L’analyse de vos flux physiques mettra en évidence les différents trajets de matières, produits et personnels. Cette analyse permettra de raccourcir les distances, de faire du transfert de poste à poste via un convoyeur ou bien via un lieu de stockage intermédiaire commun entre deux postes !

Un outil simple et efficace pour cela : le diagramme spaghetti. L’idéal avec ce diagramme : imprimez votre plan et réalisez les trajets avec fils et épingles !

Elle entraîne naturellement une augmentation des déplacements, de matières, de personnes et de non-qualité.

Mais aussi un gaspillage des compétences, une hausse des stockages intermédiaires et de produits finis générant un impact sur le BFR (Besoin en Fonds de Roulement).

En période de crise, plutôt que de générer du stock, mieux vaut privilégier un travail sur votre outil de production par vos équipes car c’est une opportunité de prendre du temps sur des actions plus difficiles à mettre en œuvre quand la charge d’activité est présente.

Dans vos ateliers de production, il est nécessaire que la matière vienne à votre soudeur et non l’inverse. Dans ce cas de figure, vous gaspillez la compétence de votre soudeur en lui faisant faire autre chose que ce pour quoi vous l’avez employé.

Retenez que la logistique n’est pas le métier de l’ensemble de vos salariés !

Une compétence n’est pas gaspillée si elle est mise au service de l’entreprise dans l’amélioration des processus. On parle de gaspillage lorsqu’au sein de la chaîne de valeur, une personne réalise des actions sans valeur ajoutée pour le client.

Le digital est à favoriser pour limiter les déplacements et les contacts physiques au sein de vos équipes. Plusieurs pistes peuvent être explorées, plus ou moins rapidement :

• Le pointage informatisé (scanner code à barres / QR code) sur les bureaux ou les machines pour limiter le transfert de papier de poste à poste
• Mettre en place des codes à barres d’identification des contenants produits pour dématérialiser les fiches de suivies
• Mettre en place de la GED (gestion électronique documentaire) pour obtenir des plans numériques qui garantissent d’avoir la dernière version
• Proposer des notices d’utilisation, de montage ou d’installation numériques pour vos clients avec un QR code intégrant le lien vers votre base de données documents

Les optimisations du Lean Manufacturing sont bénéfiques pour la sécurité sanitaire mais également sur l’efficacité de vos processus.

Mais qu’en n’est-il pour l’ensemble des industries, une fois le déconfinement installé ? Et bien elles ont fait face à trois cas majoritaires :

• Un carnet de commande vidé
• Un rattrapage des commandes avec un besoin rapide de produire et de s’organiser
• Une activité encore suspendue

Le journal EETimes a mené une enquête dans l’industrie électronique mondiale pour recueillir leurs réactions face à la crise.

EETimes en a conclu 5 principales leçons à tirer par les industriels traduite par l’Usine Nouvelle  :

1. Diversifier ses fournisseurs: dépendre d’un seul et même fournisseur, c’est dangereux. Cette stratégie est pourtant favorisée par beaucoup pour des questions de volumes d’achats, de négociation des prix d’achat au plus bas et de simplification de la gestion de la chaîne logistique. Mais les entreprises doivent répartir le risque pour éviter les ruptures d’approvisionnements et arrêts de production.
2. Construire des stocks de sécurité: ce stock est important spécifiquement pour les composants ou produits critiques à votre production! Cet excès de stockage est présent pour limiter un risque et permettre d’avoir un temps, en cas de défaillance d’un fournisseur, pour se replier sur une source alternative.
3. Relocaliser la production: les industriels devraient aller plus loin en relocalisant au moins une partie de la production au plus près de leur centre de décision. Un gain de temps certain en terme de livraison.
4. Diversifier la clientèle: car tout comme pour ses fournisseurs, dépendre d’un client s’avère être une stratégie dangereuse. C’est une véritable démarche structurante qui prend toutefois du temps.
5. Passer au cloud et télétravail: favoriser le digital pour certaines tâches s’avère payant et sécurisant pour vos collaborateurs. Seule limite : il ne peut pas s’appliquer aux activités de production.

Cette crise n’a pas touché équitablement l’ensemble du tissu industriel français. Chacune des entreprises a dû s’adapter à sa situation et prendre des décisions inédites. Mais une chose est sûre, le monde industriel d’après ne ressemblera pas à celui d’avant. Certaines tendances de fonds sortiront renforcées de cette épreuve collective et constitueront certainement autant d’opportunités à saisir.