Projet ERP pour une PME : est-ce fait pour votre organisation ?

ERP définition : entre interconnexion et intégration

L’ERP est l’acronyme anglais d’ « Enterprise Ressource Planning ». Son homonyme français est PGI soit « Progiciel de gestion intégré ».

Selon Wikipédia, c’est un type de logiciel qui correspond pour une organisation au support de base capable d’assurer une gestion intégrée. Cette gestion intégrée correspond à l’interconnexion et l’intégration de l’ensemble des fonctions de l’entreprise dans un système informatique centralisé !

Pour We Network : l’ERP est une base de données qui sert à enregistrer une suite d’événements qui interviennent dans l’entreprise !

Classiquement, dans un ERP, il existe de nombreux « modules » à intégrer selon les activités de l’entreprise. On peut notamment retrouver :

La gestion commerciale
Gestion des achats
Gestion de la relation client
Gestion de la production
Gestion des stocks, expédition, réception, transport
Gestion de la qualité
Des statistiques, des requêtes et un tableau de bord
Gestion de la maintenance
Gestion comptable et financière, paye
Gestion d’affaires…

Ces modules, présents par centaines, permettent une personnalisation de votre ERP selon votre cœur de métier. C’est ce en quoi un logiciel ERP est intéressant : il se construit autour de votre organisation !

Le marché de l’ERP en France

Le marché du logiciel de gestion des ressources s’articule autour de quatre acteurs principaux :

Des éditeurs qui commercialisent en direct leur progiciel
Des éditeurs / intégrateurs (le modèle le plus répandu)
Des développeurs de logiciel qui développent à la demande: plutôt répandu auprès des grosses entreprises ayant des besoins très précis mais surtout une capacité financière importante
Des intégrateurs Open Source

Pas évident de choisir parmi tous ces acteurs du marché de l’ERP ! Lequel serait le plus approprié à votre besoin ? Se faire accompagner dans l’élaboration d’un cahier des charges vous permettra de faire un choix sur pour votre projet !

Pourquoi mettre en place un ERP pour PME ?

Les besoins des entreprises en matière de flexibilité et de compétitivité s’amplifient. Pour cela, il leur faut être au plus proche de leur consommateur, apporter de la valeur ajoutée et du service dans un laps de temps le plus court possible et le tout, avec un coût modéré.

Or, le principal obstacle est la difficulté d’obtenir des données et informations précises et des interfaces convenables entre les différentes fonctions de l’entreprise. C’est ce à quoi aspire une intégration d’ERP pour PME.

Selon une étude menée auprès de dirigeants d’entreprises Françaises, les raisons principales d’adoption d’ERP sont les suivantes :

Mesurer son activité: on manque d’information sur sa production pour savoir où on en est pour progresser derrière
Structurer, organiser les processus: car parfois ils ont des défaillances de pertes d’information
Améliorer la productivité administrative: notamment en améliorant les doublons, les triplons et les ressaisis
La recherche de ROI: le Retour sur Investissement, le mot sur les lèvres de tous les dirigeants !

Mais pour être véritablement fonctionnel, l’ERP est une machine qui doit être nourrie ! Nombre de vos collaborateurs vont produire de la donnée : opérateurs, agents administratifs, machines, EDI… Mais ils devront surtout l’intégrer dans le logiciel !

Rentrer des données de mauvaises qualités dans votre tableau de bord et vous obtiendrez des données non-significatives qui vous induiront en erreur dans votre prise de décisions.

Trois facteurs vont être susceptibles d’influencer l’adoption d’un ERP dans une PME : la taille de votre PME, sa capacité d’adaptation à la technologie mais aussi la vision de son dirigeant !

Entre risques et opportunités : à vous de trancher !

Comme pour tous projets, l’intégration d’un ERP au sein de votre PME comporte à la fois des risques et des opportunités.

Pour vous, nous les avons catégorisés :

Humains :

La résistance au changement: vos collaborateurs ont leurs outils et ne souhaitent peut être pas en cause leur utilisation. C’est un processus plus lié à la psychologique qu’à la stratégie de mise en place. Il y a des méthodologies pour les emmener de « je n’en veux pas de cet outil » à « je vois le gain que peut m’apporter cet outil au quotidien » ! Découvrez en plus sur la résistance au changement dans cet article de Welcometothejungle.com
Les conflits générationnels: dans nombreuses PME, l’ERP existe déjà d’une certaine manière… à travers l’un de vos collaborateur.trice ! Cette personne connaît absolument tout et détient bon nombre d’informations. Alors veillez à l’intégrer dans ce changement d’organisation et à lui garder un rôle important !
Refus de partager l’information: il n’est pas aisé pour l’ensemble de ses collaborateurs de diffuser une information en interne. Concevoir un processus clair lèvera ces inquiétudes !

Financier :

Le ticket d’entrée: est souvent élevé quand on parle d’ERP. C’est une fourchette allant de dixaine à plusieurs centaines de milliers d’euros même en PME. Il y a également une maintenance annuelle donc il n’est pas question d’un seul investissement initial. L’ERP évolue, il ne peut rester figé au risque de devenir rapidement obsolète.
Le ROI est difficile à calculer: il est compliqué d’identifier l’ERP comme source directe d’augmentation / de diminution de vos KPIs.
Il y a d’autres solutions que l’investissement: le locatif. De nombreux services cloud ont émergé et offre une option de paiement mensuel en fonction du nombre d’utilisateurs choisis. On passe en frais de fonctionnement plutôt qu’en investissement ce qui peut être intéressant pour de nombreuses structures.
L’ERP est aussi cher qu’une machine de production: aujourd’hui, les entreprises ne vendent plus seulement des produits. Elles vendent un produit accompagné d’une qualité, de données techniques, d’un délai… L’ERP doit donc être vu comme l’achat d’une machine de production : un investissement lourd mais nécessaire pour produire de la valeur

Technique / technologiques :

Attention aux technologies obsolètes : attention à ne pas choisir un ERP avec des technologies déjà dépassées ! Se faire accompagner dans son choix d’ERP est une valeur sûre pour évaluer les solutions du marché et ne pas être rapidement hors compétition.
Non-interopérable avec le SI existant: l’ERP doit s’adapter à votre existant. S’entourer de spécialiste technologique vous sécurisera et vous assurera une adéquation avec votre Système d’Information actuel

Organisationnels :

Pas de processus structurés: ne mettez pas la charrue avant les bœufs ! L’absence ou le manque de codification est un risque récurrent. Il y a très souvent des étapes préliminaires à l’adoption d’un ERP tels que la clarification de vos processus, la formation de vos collaborateurs…
Pas de chef de projet avec une vue transversale: pour garantir le succès du déploiement de votre ERP, il vous faut un choisir au sein de votre organisation un.e Chef.fe de projet avec une vue transversale des activités

La Data :

Toute la vie de l’entreprise : rapidement, votre ERP deviendra votre journal intime : il comportera toutes les traces de votre activité. Vous pouvez en devenir dépendant car toutes les informations seront centralisées sur cet outil. Alors avant même que votre ERP ne soit en place : que ferez-vous en cas de panne ? Il faut y penser avant que cela n’arrive car comme dis le dicton « mieux vaut prévenir que guérir ».

L’ERP : une grande étape vers l’industrie 4.0 !

La connectivité et la récolte de données est une notion importante de l’entreprise orientée vers l’industrie 4.0. L’entreprise du futur travaille autour de ces aspects clés que sont :

L’agilité: de la pièce unitaire à la grande série, votre organisation est agile dans sa production !
La connectivité: piloter en temps réel votre production, mieux connaître vos clients, observer des pistes d’amélioration grâce à la donnée…
La frugalité: la maîtrise des consommations énergétiques, de votre politique achat et de transport, des économies financières et d’impacts environnementaux significatifs… Tout ce que vous gagnez en achat retombe directement sur le résultat net de l’entreprise ! Un sujet des plus intéressant sur lequel se pencher sérieusement.
La collaboration: la thématique d’industrie 4.0 permet et favorise les compétences et l’employabilité de vos collaborateurs tout en travaillant sur l’amélioration des conditions de travail ou encore de leur productivité.

Alors, êtes-vous prêt à mettre un pied dans l’ascenseur de l’industrie 4.0 et à voir votre entreprise décoller vers le futur ? 🚀